Data Privacy (PDPA) การเก็บข้อมูลลูกค้ายังไงไม่ให้ผิดกฎหมาย
ข้อมูลลูกค้าคือขุมทรัพย์ แต่ในโลกยุคปัจจุบัน ขุมทรัพย์นี้เปรียบเสมือนดาบสองคมค่ะ เพราะถ้าเราดูแลรักษาไม่ดี หรือไปแอบเก็บข้อมูลมาโดยที่เจ้าตัวไม่รู้ เราอาจจะกำลังทำผิดกฎหมายร้ายแรงโดยไม่รู้ตัว กฎหมายฉบับนั้นมีชื่อเล่นที่คนไทยเริ่มคุ้นหูกันว่า พีดีพีเอ หรือชื่อเต็มๆ คือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล วันนี้จะมาสวมบทบาทเป็นที่ปรึกษากฎหมายจำเป็น มาสรุปหลักการง่ายๆ ให้เจ้าของธุรกิจสบายใจได้ว่า เราจะเก็บข้อมูลลูกค้าอย่างไร ให้ยอดขายปัง และยังถูกต้องตามกฎหมายร้อยเปอร์เซ็นต์ค่ะ ทำความเข้าใจกันก่อน กฎหมายนี้ไม่ได้ห้ามเก็บข้อมูล หลายคนกลัวจนไม่กล้าเก็บข้อมูลอะไรเลย ซึ่งนั่นก็เกินไปหน่อยค่ะ กฎหมายฉบับนี้ไม่ได้ออกมาเพื่อห้ามไม่ให้เราทำธุรกิจ แต่เขามีเจตนาเพื่อคืนอำนาจให้กับเจ้าของข้อมูล (ซึ่งก็คือลูกค้าของเรา) ให้เขามีสิทธิ์ตัดสินใจเองว่า จะให้หรือไม่ให้ข้อมูลกับใคร ดังนั้น หลักการหัวใจสำคัญมีอยู่คำเดียวเลยค่ะ คือคำว่า ความยินยอม 4 ข้อมูลเก็บอย่างไรให้ปลอดภัย หากคุณต้องการเก็บชื่อ เบอร์โทรศัพท์ หรือที่อยู่ของลูกค้า เพื่อนำมาทำโปรโมชั่นหรือส่งของ ให้ทำตาม 4 ขั้นตอนนี้ 1. ต้องขออนุญาตอย่างชัดเจน (ห้ามมัดมือชก) หมดยุคแล้วนะคะที่ลูกค้าเดินเข้ามาในงาน แล้วเราแอบถ่ายรูปเขา หรือเอาเบอร์โทรศัพท์เขามาจากนามบัตรเพื่อน ก่อนจะเก็บข้อมูล เราต้องมี “ช่องทำเครื่องหมาย” หรือแบบฟอร์มให้ลูกค้าติ๊กเลือกเองว่า “ยินยอม” ย้ำนะคะว่าลูกค้าต้องเป็นคนติ๊กเอง เราห้ามติ๊กเครื่องหมายถูกรอไว้ล่วงหน้าเด็ดขาด เพราะนั่นถือว่าไม่เต็มใจค่ะ 2. แจ้งให้รู้ว่าจะเอาไปทำอะไร ความโปร่งใสคือหัวใจสำคัญค่ะ เราต้องบอกลูกค้าไปตรงๆ เลยว่า “ขอเบอร์โทรศัพท์ไปเพื่อส่งรหัสส่วนลด” หรือ “ขอที่อยู่เพื่อจัดส่งสินค้า” ห้ามขอไปแบบกว้างๆ หรือเอาไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ เช่น ขอเบอร์ไปเพื่อส่งของ แต่แอบเอาเบอร์ไปขายให้บริษัทประกัน แบบนี้ผิดกฎหมายเต็มๆ ค่ะ 3. เก็บเท่าที่จำเป็น หลักการข้อนี้เรียกว่า “ความพอเพียงของข้อมูล” ค่ะ ให้เก็บเฉพาะข้อมูลที่ต้องใช้จริงๆ เช่น ถ้าคุณขายเสื้อผ้าออนไลน์ คุณจำเป็นต้องรู้ “ที่อยู่” และ “รอบอก” ของลูกค้า แต่คุณไม่จำเป็นต้องรู้ “หมู่เลือด” หรือ “ศาสนา” ของเขา ข้อมูลที่ลึกซึ้งเกินความจำเป็นเหล่านี้ ถ้าเก็บมาจะกลายเป็นภาระความเสี่ยงทันทีค่ะ 4. รักษาข้อมูลยิ่งชีพ เมื่อลูกค้าไว้ใจมอบข้อมูลให้เราแล้ว เราต้องดูแลให้ดีที่สุดค่ะ อย่าเผลอวางสมุดรายชื่อลูกค้าทิ้งไว้หน้าร้าน หรือส่งไฟล์ข้อมูลลูกค้าเข้าไปในกลุ่มพูดคุยสาธารณะ เพราะถ้าข้อมูลหลุดออกไป ความผิดจะตกอยู่ที่เราทันที…
