Automation in Business งานอะไรบ้างที่ควรใช้หุ่นยนต์ทำแทนคน

เมื่อพูดถึงคำว่า Automation หรือการนำหุ่นยนต์มาใช้ในธุรกิจ หลายคนอาจนึกภาพแขนกลในโรงงานผลิตรถยนต์ หรือหุ่นยนต์ล้ำๆ ในหนังไซไฟ แต่ความจริงแล้ว Automation อยู่ใกล้ตัวเรามากกว่านั้นค่ะ ปัจจุบัน ธุรกิจจำนวนมากเริ่มนำ Software Robot หรือ AI เข้ามาช่วยจัดการงานหลังบ้าน เพื่อแก้ปัญหาคลาสสิกอย่าง งานล้นมือ หรือ คนทำงานพลาด คำถามสำคัญไม่ใช่ หุ่นยนต์จะมาแย่งงานเราไหม? แต่คือ งานแบบไหนที่เราควรโยนให้หุ่นยนต์ทำ เพื่อให้มนุษย์อย่างเรามีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่า บทความนี้จะพาไปเช็กลิสต์งานที่ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติ เพื่อความคุ้มค่าสูงสุดค่ะ

กฎเหล็ก 3 ข้อ งานแบบไหนที่คน ไม่ควรทำ

ก่อนจะไปดูรายชื่อตำแหน่งงาน เรามาดูกฎพื้นฐานกันก่อนค่ะ งานที่เหมาะกับ Automation มักจะมีลักษณะ 3 อย่างนี้ 

1. Dull งานซ้ำซาก จำเจ ทำเหมือนเดิมทุกวัน เป็นงานที่มนุษย์ทำแล้วจะรู้สึกล้าและหมดไฟง่ายที่สุด
2. Dirty ในบริบทออฟฟิศหมายถึงงานจัดการข้อมูลเยอะที่กระจัดกระจาย ซึ่งถ้าใช้คนทำอาจต้องใช้เวลาหลายวัน แต่คอมพิวเตอร์ทำเสร็จในไม่กี่วินาที
3. Dangerous งานที่ต้องการความแม่นยำสูงมาก หากคนทำพลาดแม้แต่นิดเดียวอาจเกิดความเสียหายใหญ่หลวง เช่น การคำนวณบัญชี หรือความปลอดภัยทางไซเบอร์

4 กลุ่มงานที่ควรใช้ Automation ทำแทนคนทันที

หากธุรกิจของคุณยังมีพนักงานนั่งหลังขดหลังแข็งทำงานเหล่านี้อยู่ อาจถึงเวลาต้องปรับเปลี่ยนแล้วค่ะ

1. งานป้อนข้อมูลและจัดการเอกสาร

นี่คืองานที่สิ้นเปลืองทรัพยากรมนุษย์มากที่สุดค่ะ การให้พนักงานระดับปริญญาตรีมานั่ง Copy-Paste ข้อมูลจาก Excel ไฟล์หนึ่งไปยังอีกไฟล์หนึ่ง หรือมานั่งคีย์ใบแจ้งหนี้ ทีละใบ เป็นเรื่องที่น่าเสียดายความสามารถมาก

• ทางออก ใช้เทคโนโลยี RPA ที่สามารถดึงข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง และบันทึกลงระบบได้เองอัตโนมัติ 100%

2. งานตอบคำถามพื้นฐาน

ลูกค้าส่วนใหญ่มักถามคำถามเดิมๆ ซ้ำกัน เช่น ร้านเปิดกี่โมง?, มีของไหม?, เช็กสถานะพัสดุยังไง? หากต้องจ้างแอดมินมานั่งตอบคำถามเดิมวันละร้อยรอบ แอดมินย่อมเกิดความเครียดและตอบช้าลง

• ทางออก ใช้ Chatbot หรือ AI Responder เข้ามาช่วยตอบคำถามพื้นฐานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ส่วนเคสที่ซับซ้อนหรือต้องการการเจรจา ค่อยส่งต่อให้พนักงานที่เป็นมนุษย์ดูแลค่ะ

3. งานจัดตารางและนัดหมาย

การส่งอีเมลไป-กลับเพื่อนัดประชุม หรือการโทรยืนยันคิวลูกค้า เป็นงานจุกจิกที่กินเวลาทำงานจริงไปเยอะมาก

• ทางออก ใช้เครื่องมือ Calendar Automation ที่ให้ลูกค้าเลือกเวลาว่างที่ตรงกับเราได้เอง ระบบจะลงตารางและส่งแจ้งเตือนให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องมีคนกลางคอยประสานงาน

4. งานการตลาดแบบหว่านแห 

การโพสต์โซเชียลมีเดียตามเวลาเป๊ะๆ ทุกวัน หรือการส่งอีเมลต้อนรับลูกค้าใหม่ทีละคน เป็นงานที่หุ่นยนต์ทำได้ดีกว่าคนมาก

• ทางออก ใช้ระบบ Marketing Automation ตั้งเวลาโพสต์ล่วงหน้า หรือตั้งค่าให้ส่งอีเมลโปรโมชั่นอัตโนมัติเมื่อลูกค้ากดใส่ตะกร้าแต่ยังไม่จ่ายเงิน 

แล้วเหลืออะไรให้มนุษย์ทำ?

เมื่อหุ่นยนต์แย่งงานน่าเบื่อไปทำหมดแล้ว ไม่ได้แปลว่ามนุษย์จะตกงานนะคะ แต่แปลว่าเราจะได้ เลื่อนขั้น ไปทำงานที่มีคุณค่าสูงกว่า (High-Value Tasks) ที่หุ่นยนต์ยังทำไม่ได้ นั่นคือ

• งานที่ใช้อารมณ์ความรู้สึก การดูแลลูกค้าที่กำลังโกรธ, การบริหารทีมงาน, การสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
• งานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์ การคิดแคมเปญการตลาดใหม่ๆ การออกแบบสินค้า การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่ไม่มีในคู่มือ
• งานวางกลยุทธ์ การตัดสินใจทิศทางบริษัท หรือการวิเคราะห์ว่าจะนำข้อมูลที่หุ่นยนต์หามาได้ ไปต่อยอดอย่างไร

หุ่นยนต์คือเพื่อนร่วมงานไม่ใช่ศัตรู

การนำ Automation มาใช้ในธุรกิจ ไม่ใช่การลดบทบาทของมนุษย์ แต่เป็นการ คืนเวลาชีวิต ให้พนักงานค่ะ ลองจินตนาการดูว่า ถ้าทีมงานของคุณไม่ต้องเสียเวลาวันละ 3 ชั่วโมงไปกับการกรอกข้อมูลหรือตอบแชทซ้ำๆ พวกเขาจะมีเวลาเหลือเฟือที่จะคิดไอเดียใหม่ๆ พัฒนาสินค้า หรือดูแลลูกค้าคนสำคัญได้ดีแค่ไหน

โลกธุรกิจปัจจุบันหมุนเร็วมาก ใครที่ยังใช้แรงงานคนทำงานซ้ำซาก อาจวิ่งตามคู่แข่งที่ใช้ระบบอัตโนมัติไม่ทัน การเริ่มมองหางานที่สามารถ Automate ได้ตั้งแต่วันนี้ คือก้าวแรกของการทำธุรกิจให้ Smart และยั่งยืนค่ะ