Google Calendar Hacks เทคนิคจัดการเวลาที่คนส่วนใหญ่ไม่รู้

คุณอาจจะเคยรู้สึกว่าวันหนึ่ง ๆ เวลา 24 ชั่วโมงมันช่างผ่านไปไวเหลือเกิน หันมาดูนาฬิกาอีกทีก็หมดวันแล้ว ทั้งที่งานในมือยังกองอยู่เพียบ แถมบางทียังรู้สึกว่าตัวเองยุ่งตลอดเวลาแต่กลับไม่ได้งานเป็นชิ้นเป็นอันสักที หลายคนเลือกแก้ปัญหานี้ด้วยการจดทุกอย่างลงใน Google Calendar แต่เชื่อมั้ยครับว่า คนส่วนใหญ่กว่า 90% ยังใช้งานมันเหมือนเป็นแค่ ‘สมุดจดวันนัด’ ธรรมดา ๆ ที่เอาไว้แค่เตือนความจำว่าต้องไปประชุมที่ไหนหรือต้องส่งงานเมื่อไหร่เท่านั้น ซึ่งพี่แว่นบอกเลยว่าเรากำลังพลาดของดีไปอย่างน่าเสียดายครับ

เพราะจริง ๆ แล้ว Google Calendar นั้นถูกออกแบบมาให้เป็น ‘เลขาฯ ส่วนตัว’ ระดับอัจฉริยะที่ซ่อนฟังก์ชั่นลับไว้เพียบ หากเรารู้จักวิธีตั้งค่าและดึงศักยภาพของฟีเจอร์ลับ ๆ ที่ซ่อนอยู่ออกมาใช้ มันจะไม่ได้ทำหน้าที่แค่บอกวันเวลา แต่จะช่วยจัดระเบียบชีวิต วางแผนลำดับความสำคัญ และคืนเวลาอันมีค่าให้เราเอาไปใช้พักผ่อนหรือพัฒนาตัวเองได้อีกเยอะเลยทีเดียว ในบทความนี้ พี่แว่นเลยคัดเอาเทคนิคระดับ “Hacks” ที่ลองใช้จริงแล้วเวิร์กมาก ๆ มาฝากกัน รับรองว่าอ่านจบแล้ว ตารางชีวิตของคุณจะเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้นแน่นอนครับ

สำหรับคนที่ไม่เคยใช้ สามารถเปิด Google Calendar ได้ที่กล่องเครื่องมือของ Google มุมขวาบน ในส่วนของ User จะอยู่ในหัวข้อ “ปฎิทิน” ครับ หรือสามารถเข้าได้ที่ลิงค์นี้เลย https://calendar.google.com/

5 เทคนิคลับ (Hacks) ใน Google Calendar ที่ช่วยกู้เวลาคืนมา

1. พลังแห่งสี (Color Coding) และ Time Blocking

พี่แว่นอยากให้ลืมภาพปฏิทินที่มีสีเดียวพรืดไปทั้งหน้าจอครับ การใช้สี (Color Coding) ไม่ได้ทำเพื่อความสวยงามเท่านั้น แต่เป็นจิตวิทยาที่ช่วยให้สมองเราแยกแยะประเภทงานได้ทันทีที่กวาดตามองครับ

• ลองตั้งกติกาให้ตัวเอง เช่น สีแดง สำหรับงานด่วนหรือ Deadline, สีน้ำเงิน สำหรับการประชุม, สีเขียว สำหรับเวลาส่วนตัวหรือออกกำลังกาย และ สีเหลือง สำหรับช่วงเวลาทำงานใช้สมาธิ (Deep Work)

เมื่อเราใช้สีคู่กับเทคนิค Time Blocking หรือการกันเวลาในปฏิทินไว้สำหรับทำงานชิ้นนั้นจริง ๆ (เหมือนเรานัดประชุมกับตัวเอง) จะช่วยลดการถูกแทรกแซงจากคนอื่น และทำให้เรารู้ว่าเวลานี้ต้องโฟกัสเรื่องอะไรครับ

2. ลดการตอบแชทด้วย Appointment Slots

ใครที่เป็นหัวหน้าทีม หรือฟรีแลนซ์น่าจะเจอปัญหานี้บ่อย ๆ คือการแชทนัดเวลาที่คุยกันไม่จบสักที “ว่างบ่ายวันอังคารไหม?” “ไม่ว่างครับ งั้นพุธเช้าล่ะ?” เสียเวลาทำงานมากครับ

Google Calendar มีฟีเจอร์ที่ชื่อว่า Appointment Slots (หรือ Appointment Schedule ในเวอร์ชันใหม่) ที่ให้เรากำหนดช่วงเวลาที่ “ว่าง” ไว้ล่วงหน้า แล้วส่งลิงก์เดียวให้คนอื่นกดจองเวลาเข้ามาเองได้เลย เหมือนระบบจองบัตรคิวครับ วิธีนี้ช่วยตัดขั้นตอนการคุยโต้ตอบไปได้เยอะ และดูเป็นมืออาชีพมาก ๆ ด้วย

3. เซียนคีย์บอร์ดต้องรู้ (Keyboard Shortcuts)

ความ Productive เริ่มต้นที่ความไวครับ ถ้าเราต้องมานั่งคลิกเมาส์เลื่อนดูวันทีละนิด มันเสียเวลา พี่แว่นแนะนำให้จำปุ่มลัดพวกนี้ไว้ ใช้แล้วชีวิตดีขึ้นทันตาเห็นครับ:

• กด t : กลับมาที่วันปัจจุบัน (Today) – อันนี้ใช้บ่อยที่สุด
• กด w : ดูมุมมองรายสัปดาห์ (Week)
• กด m : ดูมุมมองรายเดือน (Month)
• กด d : ดูมุมมองรายวัน (Day)
• กด c : สร้างนัดหมายใหม่ (Create)

4. รู้ทันโลกด้วย World Clock

สำหรับคนที่ทำงานกับบริษัทข้ามชาติ หรือมีลูกค้าอยู่ต่างประเทศ การมานั่งบวกลบเวลาเองมีความเสี่ยงที่จะพลาดสูงมากครับ เดี๋ยวจะกลายเป็นโทรไปปลุกเขาตอนตี 3 เอาได้

ให้เข้าไปที่ Settings (การตั้งค่า) แล้วมองหาเมนู World Clock (นาฬิกาโลก) ครับ เราสามารถเลือกเพิ่มโซนเวลาของประเทศที่เราติดต่อบ่อย ๆ เข้าไปได้ ทีนี้เวลาเราเปิดปฏิทินดู เราจะเห็นเวลาของฝั่งเขาเทียบกับฝั่งเราทันทีตรงแถบด้านซ้าย ไม่ต้องเสียเวลา Google หา Time Zone อีกต่อไป

5. เปลี่ยน Email เป็น Event ในคลิกเดียว

บ่อยครั้งที่งานหรือนัดหมายสำคัญ ๆ แทรกมาในเนื้อหาอีเมล Gmail แทนที่เราจะอ่านแล้วต้องสลับหน้าจอไปพิมพ์ลงปฏิทินเอง ซึ่งเสี่ยงต่อการพิมพ์ผิดหรือลืมรายละเอียด

ใน Gmail แถบด้านขวามือจะมีไอคอน Calendar เล็ก ๆ อยู่ครับ เราสามารถเปิดขึ้นมาแล้วสร้าง Event ได้เลย ข้อดีคือมันจะดึงเอาเนื้อหาในอีเมลนั้นมาแปะไว้ในช่องรายละเอียดของนัดหมายให้อัตโนมัติ วันประชุมจริงก็แค่กดดูรายละเอียด ก็จะเห็นที่มาที่ไปของงานทันที สะดวกสุด ๆ

เทคนิคเสริมจากพี่แว่น แยก “สิ่งที่ต้องทำ” ออกจาก “นัดหมาย”

อีกเรื่องที่พี่แว่นเห็นหลายคนทำผิดพลาด คือการเอางานยิบย่อยอย่าง “โทรหาคุณ A”, “ซื้อของเข้าออฟฟิศ” ไปลงเป็น Event ในปฏิทิน ผลที่ได้คือตารางงานดูแน่นเอี๊ยดจนน่าตกใจ ทั้งที่จริง ๆ มันเป็นแค่งานเล็ก ๆ น้อย ๆ

พี่แว่นแนะนำให้ใช้ Google Tasks (อยู่แถบขวามือเหมือนกัน) สำหรับจดสิ่งที่ต้องทำ (To-do list) แทนครับ ส่วน Calendar เก็บไว้สำหรับเหตุการณ์ที่ระบุเวลาชัดเจนจริง ๆ การแยกสองอย่างนี้ออกจากกัน จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของวันได้ชัดเจนกว่า และไม่รู้สึกกดดันจากตารางงานที่ “ดูเหมือนยุ่ง” จนเกินไปครับ

เปลี่ยนคนงานยุ่งให้เป็นคน Productive

เครื่องมือที่ดีที่สุด ไม่ใช่เครื่องมือที่มีฟีเจอร์เยอะที่สุด แต่คือเครื่องมือที่เราหยิบมาใช้ได้คล่องมือที่สุดครับ Google Calendar เป็นเหมือนดาบที่คมกริบ ถ้าเราใช้แค่หั่นผักมันก็น่าเสียดาย ลองเอา 5 เทคนิคนี้ไปปรับใช้ดูนะครับ เริ่มจากเรื่องง่าย ๆ อย่างการ Color Coding หรือหัดใช้ Shortcut ก่อนก็ได้

การจัดระเบียบเวลาช่วงแรกอาจจะดูฝืน ๆ หน่อย แต่พอทำจนชินแล้ว คุณจะพบว่าเรามีเวลาเหลือให้ “ใช้ชีวิต” มากขึ้นจริง ๆ ครับ ลองดูนะครับ พี่แว่นเอาใจช่วย!