เคยเจอปัญหาแบบนี้ไหมครับ? ประชุมจบ งานกระจาย แต่พอผ่านไป 3 วันกลับไม่มีใครจำได้ว่า “ตกลงงานนี้ใครต้องทำ?” หรือไฟล์งานสำคัญหายไปกับแชทกลุ่มที่คุยกันวันละพันข้อความ ปัญหาพวกนี้อาจเป็นจุดเล็กๆ แต่อาจบานปลายจนโปรเจกต์ล่มและทีมงานหมดไฟได้เลย
ทางแก้ที่ทุกคนรู้คือต้องใช้ “Project Management Tool ” เข้ามาช่วย แต่พอเปิด Google ดู ก็ต้องกุมขมับ เพราะเครื่องมือในตลาดมีเป็นร้อยตัว หน้าตาก็คล้ายกันไปหมด จนเกิดคำถามโลกแตกที่พี่แว่นเจอบ่อยที่สุดคือ “สรุปแล้วทีมเราควรใช้อะไรดี?” การเลือกเครื่องมือบริหารโปรเจกต์ ก็เหมือนการเลือก “ออฟฟิศ” ให้ทีมทำงานครับ ถ้าเลือกถูก งานก็เดินไว ทีมแฮปปี้ แต่ถ้าเลือกผิด แทนที่จะมาช่วยทุ่นแรง กลับกลายเป็นภาระที่ต้องมานั่งเรียนรู้วิธีใช้ หรือต้องเสียเวลาย้ายข้อมูลทีหลังยิ่งมีข้อมูลเยอะๆแล้วใช้เวลาไม่น้อยทีเดียวครับ
วันนี้พี่แว่น เลยอาสาพาดู 3 ยักษ์ใหญ่ที่คนนิยมที่สุดอย่าง Trello, Asana และ Monday.com ซึ่งแม้ภายนอกจะดูเหมือนกัน แต่ “นิสัย” และ “รูปแบบการใช้” ของแต่ละแอปต่างกันคนละขั้ว เพื่อให้คุณฟันธงได้ทันทีว่าตัวไหนคือเนื้อคู่ที่แท้จริงของทีมคุณครับ
นิยามสั้นๆ ง่าย เร็ว ไม่ซับซ้อน
Trello คือตัวพ่อแห่งวงการ Kanban Board ครับ ให้นึกภาพกระดานไวท์บอร์ดที่เราเอาโพสต์อิทมาแปะ แล้วเลื่อนจากช่อง “สิ่งที่ต้องทำ (To Do)” ไป “กำลังทำ (Doing)” และ “เสร็จแล้ว (Done)” นั่นแหละคือหัวใจหลักของ Trello
จุดเด่น
ใช้งานง่ายที่สุด แทบไม่ต้องสอนทีมงานเลยครับ เปิดมาใครเห็นก็เข้าใจคอนเซปต์ ลาก-วาง (Drag & Drop) ได้ทันทีVisual เห็นภาพรวมงานชัดเจนมากในหน้าเดียว รู้ทันทีว่างานกองอยู่ที่ใคร หรือติดขัดตรงขั้นตอนไหนFree Tier ดีงาม สำหรับทีมเล็กๆ ฟีเจอร์ฟรีที่ให้มาก็เพียงพอต่อการทำงานแล้ว
จุดด้อย
ไม่เหมาะกับโปรเจกต์ซับซ้อน ถ้างานหนึ่งชิ้นมีรายละเอียดเยอะ หรือมีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกัน (Dependencies) เช่น งาน B จะเริ่มไม่ได้ถ้างาน A ยังไม่เสร็จ Trello จะเริ่มเอาไม่อยู่ หน้ากระดานจะรกจนดูไม่รู้เรื่องมองภาพรวมยาก ถ้าบริษัทมีหลายแผนก การจะดึงข้อมูลมาดูภาพรวมทั้งหมด (Portfolio View) ทำได้ยากกว่าตัวอื่น
Trello เหมาะกับใคร เครื่องมือนี้เหมือมากสำหรับ ทีมขนาดเล็ก, ฟรีแลนซ์, งานคอนเทนต์ หรือทีมที่ทำงานเป็นขั้นตอนชัดเจน (Linear Workflow) และไม่ชอบความยุ่งยาก
สามารถใช้งานหรือโหลดมาติดตั้งได้ที่ เว็บไซต์ https://trello.com/platforms
นิยามสั้นๆ มีโครงสร้าง ยืดหยุ่น และจัดการ Task ได้ลึกซึ้ง
ถ้า Trello คือกระดานไวท์บอร์ด Asana ก็เปรียบเหมือน “แฟ้มงานระบบดัชนี” ครับ จุดเด่นคือการจัดการ Task ที่เป็นระบบระเบียบมาก มีลำดับชั้น (Hierarchy) ชัดเจน ตั้งแต่ ทีม > โปรเจกต์ > งานหลัก > งานย่อย
จุดเด่น
Multiple Views ข้อมูลชุดเดียว เลือกดูได้หลายแบบ ใครถนัดดูแบบ List (เหมือนเช็กลิสต์), Board (เหมือน Trello), Timeline หรือ Calendar ก็กดเปลี่ยนมุมมองได้เองโดยไม่กระทบคนอื่นTask Management ใส่รายละเอียดงานได้ลึกมาก มีระบบ Assign ผู้รับผิดชอบ กำหนด Deadline และแตก Subtask ย่อยๆ ลงไปได้ไม่จำกัดWorkload Management (รุ่นเสียเงิน) สามารถดูได้ว่าทีมงานคนไหนงานล้นมือ คนไหนว่างอยู่ ช่วยให้หัวหน้าเกลี่ยงานได้ดีขึ้น
จุดด้อย
Learning Curve เนื่องจากฟีเจอร์เยอะและละเอียด มือใหม่อาจจะรู้สึกว่าปุ่มมันเยอะแยะไปหมด ต้องใช้เวลาเรียนรู้และปรับตัวสักพักAssign ได้คนเดียว โดยปกติ 1 Task จะมอบหมายให้คนรับผิดชอบหลักได้แค่ 1 คน (ตามปรัชญาของเขาที่ว่างานต้องมีเจ้าภาพคนเดียว) ซึ่งบางทีมที่เน้นรุมงานกันอาจจะไม่ชิน
เหมาะกับใคร ทีมขนาดกลาง-ใหญ่, เอเจนซี่ หรือทีมที่ต้องการความเป๊ะเรื่องกำหนดการ และมีรายละเอียดงานที่ต้องจัดการเยอะ สามารถใช้งานหรือโหลดมาติดตั้งได้ที่ เว็บไซต์ https://asana.com/download
นิยามสั้นๆ สวยงาม ปรับแต่งได้ไร้ขีดจำกัด และเก่งเรื่อง Automation
Monday.com คือลูกผสมที่น่าสนใจมากครับ หน้าตาพื้นฐานจะเหมือน Spreadsheet (ตาราง) แต่เป็นตารางที่สวยและฉลาดมาก เราสามารถสร้าง “Column” อะไรขึ้นมาก็ได้ตามใจชอบ เช่น สถานะ (เป็นปุ่มสีๆ), ตัวเลขงบประมาณ, วันที่ หรือแม้แต่ระบบให้คะแนน
จุดเด่น
Customization ขั้นสุด ยืดหยุ่นที่สุดใน 3 ตัวนี้ คุณสามารถสร้าง Workflow ในแบบของตัวเองได้ 100% ไม่ต้องยึดติดกับรูปแบบเดิมๆAutomation อันนี้ทีเด็ดครับ เราสามารถตั้งค่าคำสั่งได้เอง เช่น “ถ้าเปลี่ยนสถานะเป็น Done ให้ส่งอีเมลหาหัวหน้าทันที” หรือ “ถ้าถึงกำหนดส่ง ให้แจ้งเตือนใน Slack” ตั้งค่าง่ายมากไม่ต้องเขียนโค้ดDashboard สวย สามารถดึงข้อมูลจากหลายบอร์ดมาทำกราฟสรุปผลงานให้ผู้บริหารดูได้สวยงามและเป็น Real-time
จุดด้อย
ราคาและแพ็กเกจ การคิดราคาค่อนข้างซับซ้อนและมักจะบังคับซื้อเป็นกลุ่ม (เช่น ขั้นต่ำ 3 users) ทำให้ราคาเริ่มต้นอาจจะดูสูงกว่าคู่แข่งความเร็ว ด้วยความที่ฟีเจอร์เยอะและกราฟิกจัดเต็ม ในบางครั้งการโหลดหน้าจออาจจะหน่วงกว่า Trello ที่เบากว่า
เหมาะกับใคร ทีม Operations, HR, ทีมที่ต้องการ Workflow เฉพาะตัว หรือทีมที่ชอบดู Data และ Dashboard สรุปผล สามารถตามไปดูต่อได้ที่เว็บของเค้าเลยที่ https://monday.com/
เพื่อให้ตัดสินใจง่ายขึ้น แว่นขอสรุปตาม “จริตการทำงาน” ของทีมคุณครับ
เลือก Trello ถ้าคุณชอบความ Simplicity ทีมงานไม่ชอบความยุ่งยาก งานเป็นชิ้นๆ ไหลไปตามขั้นตอน (To do > Doing > Done) ต้องการเครื่องมือที่เปิดปุ๊บใช้เป็นปั๊บ
เลือก Asana ถ้าคุณชอบความ Structure งานมีความซับซ้อน มีกำหนดการชัดเจน ต้องมีการคุยงานใน Task ย่อยๆ เยอะ และต้องการดูงานในหลายมุมมองทั้ง Timeline และ Calendar
เลือก Monday.com ถ้าคุณชอบความ Flexibility & Automation เบื่อรูปแบบเดิมๆ อยากสร้างระบบงานที่เป็นของตัวเอง 100% ชอบระบบอัตโนมัติที่ช่วยลดงานซ้ำซ้อน และชอบเห็นข้อมูลเป็น Dashboard สีสันสวยงาม
Digital Marketer และนักพัฒนาเว็บไซต์ที่มีความเชี่ยวชาญด้าน WordPress และ Technical SEO ผสมผสานทักษะด้านเทคโนโลยีและการตลาดเข้าด้วยกัน เพื่อสร้างเว็บไซต์ที่ปลอดภัยและทำงานได้รวดเร็ว พร้อมวางกลยุทธ์โฆษณา Google Ads ที่แม่นยำและวัดผลได้
