Google Docs vs Microsoft Word ข้อดีข้อเสียที่ต้องรู้

ถ้าถามคนทำงานออฟฟิศว่าใช้อะไรพิมพ์งาน คำตอบคงหนีไม่พ้นสองชื่อนี้ครับ Microsoft Word และ Google Docs ทั้งคู่เปรียบเสมือนเครื่องมือสามัญประจำเครื่องที่ขาดไม่ได้ แต่เคยสงสัยไหมครับว่าจริงๆ แล้วเราควรเลือกใช้อันไหนในสถานการณ์ไหนกันแน่

บางคนยึดติดกับ Word เพราะความคุ้นเคยที่ใช้มานาน ในขณะที่บางคนแทบจะย้ายชีวิตไปอยู่บน Google Docs จนลืมปุ่ม Save ไปแล้ว วันนี้พี่แว่นจะพามาเจาะลึกข้อดีข้อเสียของทั้งสองโปรแกรมนี้ เพื่อให้คุณเลือกหยิบมาใช้งานได้อย่างเหมาะสมและคุ้มค่าที่สุดครับ

Microsoft Word พี่ใหญ่สายพลัง ตัวจริงเรื่องงานเอกสาร

Microsoft Word คือมาตรฐานของโลกเอกสารมาอย่างยาวนาน จุดแข็งที่สุดของโปรแกรมนี้คือความครบเครื่องและความเสถียร เปรียบเหมือนรถถังที่พร้อมลุยงานหนัก ไม่ว่าเอกสารจะมีความซับซ้อนแค่ไหน Word ก็สามารถจัดการให้อยู่หมัดได้

ข้อดีที่คุณควรรู้

จุดเด่นแรกคือ ความสามารถในการจัดการเอกสารซับซ้อน ถ้าคุณต้องทำวิทยานิพนธ์เล่มหนา รายงานที่มีการอ้างอิงเยอะ หรือหนังสือราชการที่ต้องเป๊ะทุกระยะขอบ Word คือคำตอบเดียวที่ไว้ใจได้ เครื่องมือในการจัดย่อหน้า สารบัญอัตโนมัติ และการจัดการ Reference ของเขานั้นแข็งแกร่งและทำงานได้ละเอียดมาก

ถัดมาคือ การทำงานแบบ Offline ที่สมบูรณ์แบบ คุณสามารถหิ้วคอมพิวเตอร์ไปนั่งพิมพ์งานในที่ที่ไม่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตได้โดยไม่ต้องกังวล ประสิทธิภาพของโปรแกรมจะไม่ลดลงเลย และไฟล์งานจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในเครื่องของคุณ

นอกจากนี้ยังมี ฟีเจอร์ขั้นสูง ที่หาตัวจับยาก เช่น Mail Merge หรือจดหมายเวียนที่ช่วยลดเวลาการทำงานซ้ำซ้อน รวมถึงเครื่องมือปรับแต่งกราฟิกและตารางที่ทำได้สวยงามและหลากหลายกว่า

ข้อเสียที่ต้องพิจารณา

เรื่องแรกคือ ราคา แม้ปัจจุบันจะมีรูปแบบสมาชิกรายเดือน แต่ก็ยังถือเป็นต้นทุนที่ต้องจ่ายเมื่อเทียบกับคู่แข่งที่ให้ใช้ฟรี อีกเรื่องคือ การทำงานร่วมกัน แม้จะมีการพัฒนาให้แก้ไฟล์พร้อมกันได้ผ่านระบบออนไลน์ แต่ความลื่นไหลยังถือว่าเป็นรอง และมักเกิดปัญหาไฟล์ซ้ำซ้อนอย่าง V1, V2, Final ที่ทำให้ปวดหัวอยู่บ่อยครั้ง

Google Docs มวยรองสายความเร็ว เกิดมาเพื่อการทำงานเป็นทีม

Google Docs เข้ามาเปลี่ยนพฤติกรรมคนทำงานด้วยแนวคิดที่เน้นความคล่องตัวและการแก้ปัญหาเรื่องการส่งไฟล์ไปมา โดยย้ายทุกอย่างไปไว้บนคลาวด์เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่ายที่สุด

ข้อดีที่คุณควรรู้

พระเอกตัวจริงต้องยกให้ การทำงานร่วมกันแบบ Real-time คุณสามารถพิมพ์งานไปพร้อมกับเพื่อนร่วมทีมได้ในวินาทีเดียวกัน เห็นเคอร์เซอร์ของทุกคนวิ่งไปมา พิมพ์โต้ตอบและคอมเมนต์งานกันได้ทันที ฟีเจอร์นี้ช่วยลดเวลาการประชุมและการส่งไฟล์กลับไปกลับมาได้อย่างมหาศาล

เรื่องต่อมาคือ ระบบบันทึกอัตโนมัติและความปลอดภัย ปัญหาไฟดับแล้วงานหายจะไม่มีวันเกิดขึ้นกับ Google Docs เพราะระบบจะบันทึกทุกตัวอักษรที่คุณพิมพ์ลงบนคลาวด์วินาทีต่อวินาที แถมยังมีประวัติการแก้ไขให้ย้อนกลับไปดูงานเวอร์ชันเก่าๆ ได้ตลอดเวลา

ที่สำคัญคือ ความง่ายในการเข้าถึง ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต คุณจะเปิดงานจากคอมพิวเตอร์ที่บริษัท แท็บเล็ตระหว่างเดินทาง หรือแม้แต่สมาร์ตโฟน ก็สามารถแก้ไขงานได้ทันทีโดยที่หน้าตาเอกสารไม่เพี้ยน

ข้อเสียที่ต้องพิจารณา

ข้อจำกัดหลักคือ ฟีเจอร์การจัดหน้ายังไม่ละเอียดเท่า หากคุณพยายามจัดหน้าเอกสารที่ซับซ้อนมากๆ หรือใส่รูปภาพเยอะๆ อาจจะพบปัญหาการแสดงผลที่คลาดเคลื่อนได้ และปัญหาสำคัญคือ ต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ต แม้จะมีโหมดออฟไลน์ แต่การใช้งานจริงก็ยังไม่เสถียรเท่าโปรแกรมที่ติดตั้งในเครื่องโดยตรง

เลือกเครื่องมือให้ถูกโจทย์ ทางลัดของคนทำงานมืออาชีพ

เพื่อให้งานออกมาดีที่สุดและเร็วที่สุด เราไม่จำเป็นต้องยึดติดกับโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งครับ แต่ควรเลือกหยิบใช้ตามสถานการณ์ดังนี้

ควรเลือกใช้ Microsoft Word เมื่อ… งานของคุณเป็นเอกสารทางการที่ต้องการความเป๊ะของรูปแบบ 100% เช่น สัญญาทางกฎหมาย หนังสือราชการ หรือวิทยานิพนธ์เล่มหนาๆ รวมถึงงานที่คุณต้องทำในที่ที่ไม่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต หรือต้องการสมาธิสูงโดยไม่อยากให้ใครเข้ามาเห็นตอนกำลังพิมพ์

ควรเลือกใช้ Google Docs เมื่อ… งานของคุณเป็นงานด่วนที่ต้องระดมสมองกับทีมงาน เช่น การวางแผนโปรเจกต์ เขียนบทความ หรือสคริปต์วิดีโอ ที่เน้นความรวดเร็วของเนื้อหามากกว่ารูปแบบที่สวยงาม รวมถึงงานที่ต้องส่งให้คนอื่นตรวจทาน การส่งลิงก์ Google Docs จะสะดวกและรวดเร็วกว่าการส่งไฟล์ไปมามาก

ท้ายที่สุดแล้ว นักทำงานมืออาชีพควรเรียนรู้ที่จะใช้งานให้คล่องทั้งสองเครื่องมือ เปรียบเหมือนช่างไม้ที่มีทั้งค้อนและเลื่อย รู้ว่างานชิ้นไหนควรใช้อะไร เพื่อให้ผลงานออกมาสมบูรณ์แบบที่สุดครับ