เคยเจอปัญหาแบบนี้ไหมครับ? ประชุมจบ งานกระจาย แต่พอผ่านไป 3 วันกลับไม่มีใครจำได้ว่า “ตกลงงานนี้ใครต้องทำ?” หรือไฟล์งานสำคัญหายไปกับแชทกลุ่มที่คุยกันวันละพันข้อความ ปัญหาพวกนี้อาจเป็นจุดเล็กๆ แต่อาจบานปลายจนโปรเจกต์ล่มและทีมงานหมดไฟได้เลย
ทางแก้ที่ทุกคนรู้คือต้องใช้ “Project Management Tool” เข้ามาช่วย แต่พอเปิด Google ดู ก็ต้องกุมขมับ เพราะเครื่องมือในตลาดมีเป็นร้อยตัว หน้าตาก็คล้ายกันไปหมด จนเกิดคำถามโลกแตกที่พี่แว่นเจอบ่อยที่สุดคือ “สรุปแล้วทีมเราควรใช้อะไรดี?” การเลือกเครื่องมือบริหารโปรเจกต์ ก็เหมือนการเลือก “ออฟฟิศ” ให้ทีมทำงานครับ ถ้าเลือกถูก งานก็เดินไว ทีมแฮปปี้ แต่ถ้าเลือกผิด แทนที่จะมาช่วยทุ่นแรง กลับกลายเป็นภาระที่ต้องมานั่งเรียนรู้วิธีใช้ หรือต้องเสียเวลาย้ายข้อมูลทีหลังยิ่งมีข้อมูลเยอะๆแล้วใช้เวลาไม่น้อยทีเดียวครับ
วันนี้พี่แว่น เลยอาสาพาดู 3 ยักษ์ใหญ่ที่คนนิยมที่สุดอย่าง Trello, Asana และ Monday.com ซึ่งแม้ภายนอกจะดูเหมือนกัน แต่ “นิสัย” และ “รูปแบบการใช้” ของแต่ละแอปต่างกันคนละขั้ว เพื่อให้คุณฟันธงได้ทันทีว่าตัวไหนคือเนื้อคู่ที่แท้จริงของทีมคุณครับ
1. Trello กระดานแปะโพสต์อิทบทโลกออนไลน์
นิยามสั้นๆ ง่าย เร็ว ไม่ซับซ้อน
Trello คือตัวพ่อแห่งวงการ Kanban Board ครับ ให้นึกภาพกระดานไวท์บอร์ดที่เราเอาโพสต์อิทมาแปะ แล้วเลื่อนจากช่อง “สิ่งที่ต้องทำ (To Do)” ไป “กำลังทำ (Doing)” และ “เสร็จแล้ว (Done)” นั่นแหละคือหัวใจหลักของ Trello
จุดเด่น
- ใช้งานง่ายที่สุด แทบไม่ต้องสอนทีมงานเลยครับ เปิดมาใครเห็นก็เข้าใจคอนเซปต์ ลาก-วาง (Drag & Drop) ได้ทันที
- Visual เห็นภาพรวมงานชัดเจนมากในหน้าเดียว รู้ทันทีว่างานกองอยู่ที่ใคร หรือติดขัดตรงขั้นตอนไหน
- Free Tier ดีงาม สำหรับทีมเล็กๆ ฟีเจอร์ฟรีที่ให้มาก็เพียงพอต่อการทำงานแล้ว
จุดด้อย
- ไม่เหมาะกับโปรเจกต์ซับซ้อน ถ้างานหนึ่งชิ้นมีรายละเอียดเยอะ หรือมีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกัน (Dependencies) เช่น งาน B จะเริ่มไม่ได้ถ้างาน A ยังไม่เสร็จ Trello จะเริ่มเอาไม่อยู่ หน้ากระดานจะรกจนดูไม่รู้เรื่อง
- มองภาพรวมยาก ถ้าบริษัทมีหลายแผนก การจะดึงข้อมูลมาดูภาพรวมทั้งหมด (Portfolio View) ทำได้ยากกว่าตัวอื่น
Trello เหมาะกับใคร เครื่องมือนี้เหมือมากสำหรับ ทีมขนาดเล็ก, ฟรีแลนซ์, งานคอนเทนต์ หรือทีมที่ทำงานเป็นขั้นตอนชัดเจน (Linear Workflow) และไม่ชอบความยุ่งยาก
สามารถใช้งานหรือโหลดมาติดตั้งได้ที่ เว็บไซต์ https://trello.com/platforms
2. Asana นักจัดการระเบียบเป๊ะทุกกระเบียดนิ้ว
นิยามสั้นๆ มีโครงสร้าง ยืดหยุ่น และจัดการ Task ได้ลึกซึ้ง
ถ้า Trello คือกระดานไวท์บอร์ด Asana ก็เปรียบเหมือน “แฟ้มงานระบบดัชนี” ครับ จุดเด่นคือการจัดการ Task ที่เป็นระบบระเบียบมาก มีลำดับชั้น (Hierarchy) ชัดเจน ตั้งแต่ ทีม > โปรเจกต์ > งานหลัก > งานย่อย
จุดเด่น
- Multiple Views ข้อมูลชุดเดียว เลือกดูได้หลายแบบ ใครถนัดดูแบบ List (เหมือนเช็กลิสต์), Board (เหมือน Trello), Timeline หรือ Calendar ก็กดเปลี่ยนมุมมองได้เองโดยไม่กระทบคนอื่น
- Task Management ใส่รายละเอียดงานได้ลึกมาก มีระบบ Assign ผู้รับผิดชอบ กำหนด Deadline และแตก Subtask ย่อยๆ ลงไปได้ไม่จำกัด
- Workload Management (รุ่นเสียเงิน) สามารถดูได้ว่าทีมงานคนไหนงานล้นมือ คนไหนว่างอยู่ ช่วยให้หัวหน้าเกลี่ยงานได้ดีขึ้น
จุดด้อย
- Learning Curve เนื่องจากฟีเจอร์เยอะและละเอียด มือใหม่อาจจะรู้สึกว่าปุ่มมันเยอะแยะไปหมด ต้องใช้เวลาเรียนรู้และปรับตัวสักพัก
- Assign ได้คนเดียว โดยปกติ 1 Task จะมอบหมายให้คนรับผิดชอบหลักได้แค่ 1 คน (ตามปรัชญาของเขาที่ว่างานต้องมีเจ้าภาพคนเดียว) ซึ่งบางทีมที่เน้นรุมงานกันอาจจะไม่ชิน
เหมาะกับใคร ทีมขนาดกลาง-ใหญ่, เอเจนซี่ หรือทีมที่ต้องการความเป๊ะเรื่องกำหนดการ และมีรายละเอียดงานที่ต้องจัดการเยอะ สามารถใช้งานหรือโหลดมาติดตั้งได้ที่ เว็บไซต์ https://asana.com/download
3. Monday.com ตาราง Excel ติดปีกที่ปรับแต่งได้ดั่งใจ
นิยามสั้นๆ สวยงาม ปรับแต่งได้ไร้ขีดจำกัด และเก่งเรื่อง Automation
Monday.com คือลูกผสมที่น่าสนใจมากครับ หน้าตาพื้นฐานจะเหมือน Spreadsheet (ตาราง) แต่เป็นตารางที่สวยและฉลาดมาก เราสามารถสร้าง “Column” อะไรขึ้นมาก็ได้ตามใจชอบ เช่น สถานะ (เป็นปุ่มสีๆ), ตัวเลขงบประมาณ, วันที่ หรือแม้แต่ระบบให้คะแนน
จุดเด่น
- Customization ขั้นสุด ยืดหยุ่นที่สุดใน 3 ตัวนี้ คุณสามารถสร้าง Workflow ในแบบของตัวเองได้ 100% ไม่ต้องยึดติดกับรูปแบบเดิมๆ
- Automation อันนี้ทีเด็ดครับ เราสามารถตั้งค่าคำสั่งได้เอง เช่น “ถ้าเปลี่ยนสถานะเป็น Done ให้ส่งอีเมลหาหัวหน้าทันที” หรือ “ถ้าถึงกำหนดส่ง ให้แจ้งเตือนใน Slack” ตั้งค่าง่ายมากไม่ต้องเขียนโค้ด
- Dashboard สวย สามารถดึงข้อมูลจากหลายบอร์ดมาทำกราฟสรุปผลงานให้ผู้บริหารดูได้สวยงามและเป็น Real-time
จุดด้อย
- ราคาและแพ็กเกจ การคิดราคาค่อนข้างซับซ้อนและมักจะบังคับซื้อเป็นกลุ่ม (เช่น ขั้นต่ำ 3 users) ทำให้ราคาเริ่มต้นอาจจะดูสูงกว่าคู่แข่ง
- ความเร็ว ด้วยความที่ฟีเจอร์เยอะและกราฟิกจัดเต็ม ในบางครั้งการโหลดหน้าจออาจจะหน่วงกว่า Trello ที่เบากว่า
เหมาะกับใคร ทีม Operations, HR, ทีมที่ต้องการ Workflow เฉพาะตัว หรือทีมที่ชอบดู Data และ Dashboard สรุปผล สามารถตามไปดูต่อได้ที่เว็บของเค้าเลยที่ https://monday.com/
พี่แว่นสรุปให้! เลือกตัวไหนดี?
เพื่อให้ตัดสินใจง่ายขึ้น แว่นขอสรุปตาม “จริตการทำงาน” ของทีมคุณครับ
เลือก Trello ถ้าคุณชอบความ Simplicity ทีมงานไม่ชอบความยุ่งยาก งานเป็นชิ้นๆ ไหลไปตามขั้นตอน (To do > Doing > Done) ต้องการเครื่องมือที่เปิดปุ๊บใช้เป็นปั๊บ
เลือก Asana ถ้าคุณชอบความ Structure งานมีความซับซ้อน มีกำหนดการชัดเจน ต้องมีการคุยงานใน Task ย่อยๆ เยอะ และต้องการดูงานในหลายมุมมองทั้ง Timeline และ Calendar
เลือก Monday.com ถ้าคุณชอบความ Flexibility & Automation เบื่อรูปแบบเดิมๆ อยากสร้างระบบงานที่เป็นของตัวเอง 100% ชอบระบบอัตโนมัติที่ช่วยลดงานซ้ำซ้อน และชอบเห็นข้อมูลเป็น Dashboard สีสันสวยงาม
Senior Developer
พัฒนาเว็บไซต์และระบบปลั๊กอินจากโค้ดจริง โดยเน้นทั้งประสิทธิภาพการใช้งานและความปลอดภัยจากภัยคุกคามภายนอก งานทุกชิ้นออกแบบมาให้ทั้งผู้ใช้และผู้ดูแลระบบทำงานได้ง่ายที่สุด
“ ระบบที่ดีต้องทำให้งานซับซ้อนกลายเป็นเรื่องง่าย ไม่ใช่ทำให้งานง่ายกลายเป็นเรื่องซับซ้อนสำหรับลูกค้า ”
